Module de réservation

Ce guide explique étape par étape le fonctionnement du système de réservation Unipage. De l’activation et la gestion des tables aux réservations, à la prévention des no-shows et au suivi. Tout est entièrement intégré dans votre environnement Unipage.

1. Qu’est-ce que le système de réservation Unipage ?

Le système de réservation Unipage vous aide à gérer votre salle, vos tables et vos réservations de manière claire et efficace.

Vous travaillez avec :

Un plan de table numérique
Calcul intelligent de la capacité
Réservations en ligne via widget ou page d’atterrissage
Confirmations automatiques par SMS et e-mail et prévention des no-shows
Un fichier client centralisé

2. Que faut-il pour commencer ?

Pour un fonctionnement correct, vérifiez ce qui suit :

Environnement de gestion Unipage actif
Module de réservation activé dans la page de gestion

3. Plan de table & gestion de la salle

Créer un plan de table

Dans « Zones », vous trouverez le plan de table qui constitue la base du système de réservation.

Par table, vous pouvez définir :

Nombre minimum et maximum de places assises
Un code QR spécifique par table
Éventuellement un nom

4. Shifts & gestion du calendrier

4.1 Réservations

« Réservations » affiche par jour un aperçu de :
- le nombre de réservations
- les noms sur lesquels les réservations ont été faites
- le nombre de personnes pour lesquelles la réservation a été faite
- à quelle(s) table(s) la/les réservation(s) ont été associées

Consultez les détails par réservation en cliquant dessus.
Vous y trouverez les données du client, mais vous pouvez également envoyer un e-mail au client via l’onglet « contact » et consulter son historique de réservations.

4.2 Shifts
Les shifts déterminent quand et comment les clients peuvent réserver.

Exemples de shifts :

Petit-déjeuner
Déjeuner
Dîner
Happy Hour
Brunch du dimanche

Par shift, vous pouvez définir :

Heure de début et de fin
Nombre minimum et maximum de personnes
Répétition (hebdomadaire / mensuelle)

4.3 Répétitions et exceptions

Les répétitions peuvent s’appliquer à un jour, plusieurs jours ou toute une série
Vous pouvez gérer les exceptions (ex. jours de fermeture, événements) via la barre de gauche sous Exceptions

Ainsi, votre calendrier reste flexible sans devoir tout adapter manuellement à chaque fois.

4.4 Fusionner des tables (groupes)

Vous avez une réservation pour un grand groupe ? Fusionnez des tables temporairement ou définitivement via le bouton en haut à droite « Fusionner des tables ».

Donnez un nom aux tables que vous souhaitez fusionner, cochez ces tables et indiquez si vous souhaitez les fusionner temporairement ou définitivement.

Astuce : nommez ce groupe avec le nombre de personnes qui peuvent y être placées.
Donnez par exemple le nom « Grande table - milieu : 16 personnes ». Ainsi, cela reste clair pour vos collaborateurs lors de modifications temporaires dans votre salle ou terrasse.

4.4 Adapter la capacité avec des modificateurs

Une table est-elle moins adaptée (ex. contre un mur ou une colonne) ?

Utilisez un modificateur pour adapter la capacité :

Exemple : -2 places
Ainsi, vous conservez une disponibilité réaliste

5. Gérer les réservations

5.1 Vue d’ensemble des réservations

Dans la colonne de droite, vous voyez :

Toutes les réservations du jour
Par heure et par statut

5.2 Écran d’accueil

Par exemple pour une utilisation à l’entrée :

Aperçu des tables
Noms des clients par table
Possibilité de rechercher rapidement des clients

Idéal pour tablettes ou un écran fixe à l’accueil.

5.3 Réservations manuelles

À l’accueil ou par téléphone, vous pouvez créer des réservations manuellement :

Cliquez sur une table dans le plan de table
Choisissez « Nouvelle réservation » ou « Placer un walk-in »
Saisissez les coordonnées du client, la date, l’heure et le nombre de personnes.
Saisissez les autres souhaits du client ou autres remarques importantes pour le service. N’oubliez pas de confirmer la réservation.
Important : l’e-mail et le numéro de téléphone doivent obligatoirement être renseignés, afin que des rappels puissent être envoyés au client.

5.4 Réservations en ligne

Les clients peuvent réserver via :

Un widget sur votre site web
Une page d’atterrissage de réservation Unipage

Le client choisit :

Nombre de personnes
Date
Créneau horaire disponible (en blocs clairs)

et confirme la réservation en complétant ses données.

5.5 Statuts des tables

Vous pouvez attribuer un statut à une table en cliquant sur l'icône « i » et en sélectionnant un statut.

6. Confirmation & communication

6.1 Confirmation automatique

Après chaque réservation, le client reçoit :

Un e-mail de confirmation
Avec la date, l’heure et le nombre de personnes

7. Prévention des no-shows

Des tables vides coûtent du chiffre d’affaires. C’est pourquoi Unipage propose plusieurs solutions.

7.1 Détection automatique des no-shows

Les clients qui ne sont pas arrivés 30 minutes après l’heure de réservation sont automatiquement marqués comme no-show.
Ce statut est enregistré dans le profil client
Les tables sont à nouveau disponibles pour d’autres clients.

7.2 Avertissement en cas de no-shows répétés

Un client réserve à nouveau après des no-shows précédents ?
Le commerçant reçoit alors automatiquement une notification

7.3 Garantie par carte de crédit

Pour les périodes de forte affluence, vous pouvez :

Demander une garantie par carte de crédit
En cas de no-show, bloquer ou prélever automatiquement un montant via Mollie

8. Fichier client & historique

Chaque réservation est liée à un profil client.

Ce qui est automatiquement conservé :

Coordonnées
Historique des réservations
Statut de no-show

Le client n’a pas encore de profil ?

Un profil est alors automatiquement créé dans le fichier client Unipage

9. Analytics & insights

Via la page analytics, vous obtenez un aperçu de :

Nombre de réservations et de clients
Nombre de no-shows
Taille moyenne des groupes
Créneaux disponibles par shift
Répartition par statut de réservation

Vous pouvez ainsi :

Identifier les moments de forte affluence
Ajuster les shifts
Optimiser la capacité

11. Autres possibilités

Définir des jours de fermeture, périodes de congé, événements, etc.
Limiter le nombre maximum de réservations
Invitations automatiques à laisser un avis après la visite
Vendre des chèques-cadeaux via votre système de réservation

12. Bon à savoir

Le widget retient les coordonnées du client. Si le client a déjà créé une réservation via le système, il ne doit pas tout saisir à nouveau.
Le système prend en charge plusieurs emplacements dans un seul compte
La disponibilité est toujours calculée sur base des tables, des shifts et des exceptions