Reservatiemodule

Deze handleiding legt stap voor stap uit hoe het Unipage Reservatiesysteem werkt. Van activatie en tafelbeheer tot reserveringen, no-show preventie en opvolging. Alles is volledig geïntegreerd in je Unipage-omgeving.

 

1. Wat is het Unipage Reservatiesysteem?

Het Unipage Reservatiesysteem helpt je om je zaal, tafels en reserveringen overzichtelijk en efficiënt te beheren.

Je werkt met:

• Een digitaal tafelplan
• Slimme capaciteitsberekening
• Online reserveringen via widget of landingspagina
• Automatische bevestigingen via SMS en e-mail en no-show preventie
• Eén centraal klantenbestand

2. Wat heb je nodig om te starten?

Voor een correcte werking controleer je het volgende:

• Actieve Unipage beheeromgeving
• Reservatiemodule geactiveerd in de beheerpagina

 

3. Tafelplan & zaalbeheer

Tafelplan aanmaken

Bij ‘Gebieden’ vind je het tafelplan terug die de basis vormt van het reservatiesysteem.

Per tafel kan je het volgende instellen:

• Minimum en maximum aantal zitplaatsen
• Een qr-code specifiek per tafel
• Eventueel een naam
  
   

4. Shifts & kalenderbeheer

4.1 Reservaties

‘Reservaties’ vertoont per dag een overzicht van:
- het aantal reservaties
- de namen waarop de reservaties geplaatst werden
- het aantal personen waarvoor de reservatie gemaakt werd
- aan welke tafel(s) de reservatie(s) gekoppeld werd

Bekijk de details per reservatie door erop te klikken.
Hier vind je de gegevens terug van de klant, maar kan je ook via het tabblad ‘contact’ een mail sturen naar de klant en zijn reservatiegeschiedenis bekijken.


4.2 Shifts
Shifts bepalen wanneer en hoe klanten kunnen reserveren.

Voorbeelden van shifts:

• Ontbijt
• Lunch
• Diner
• Happy Hour
• Sunday Brunch

Per shift kan je instellen:

• Begin- en einduur
• Minimum en maximum aantal personen
• Herhaling (wekelijks / maandelijks)

4.3 Herhalingen en uitzonderingen

• Herhalingen kunnen gelden voor één dag, meerdere dagen of een hele reeks
• Uitzonderingen (bv. sluitingsdagen, events) kan je beheren via de linkerbalk onder Uitzonderingen

Zo blijft je kalender flexibel zonder telkens manueel alles aan te passen.

4.4 Tafels samenvoegen (groepen)

Heb je een reservatie voor een grote groep? Voeg tafels tijdelijk of permanent samen via de knop rechtsboven ‘Tafels samenvoegen’.

Geef de tafels die je wenst samen te voegen een naam, vink deze tafels aan en duid aan of je deze tijdelijk of permanent wenst samen te voegen.

Daarna ga je zien dat op de tafel-icoontjes een link op verschijnt, wat betekent dat die tafel met een link tot een bepaalde groep behoort.  Ontkoppel je de tafels, dan verdwijnt het link-icoontje.

Tip: benoem deze groep met het aantal personen die hier kunnen plaatsvinden.
Geef bijvoorbeeld de naam ‘Lange tafel - midden: 16 personen’. Zo behoud je het overzichtelijk voor jouw medewerkers bij tijdelijke aanpassingen in je zaal of terras.

4.4 Capaciteit aanpassen met modifiers

Is een tafel minder geschikt (bv. tegen een muur of pilaar)?

Gebruik een modifier om capaciteit aan te passen:

• Voorbeeld: -2 plaatsen
• Zo behoud je realistische beschikbaarheid

5. Reserveringen beheren

 5.1 Reservatie-overzicht

In de rechterkolom zie je:

• Alle reservaties van de dag
• Per uur en per status

5.2 Onthaal-scherm

Voor bijvoorbeeld gebruik aan de ingang:

• Overzicht van tafels
• Namen van klanten per tafel
• Mogelijkheid om snel klanten op te zoeken

Ideaal voor tablets of een vast scherm aan het onthaal.

5.3 Manuele reservaties

Aan het onthaal of telefonisch kan je reservaties manueel aanmaken:

• Klik op een tafel in het tafelplan 
• Kies voor ‘Nieuwe reservatie’ of ‘Walk-in plaatsen’
• -Vul alle gegevens in: klantgegevens, datum, uur verblijfsduur en aantal personen.
  -Vul andere wensen in van de klant of andere opmerkingen die belangrijk zijn voor de service.  Vergeet niet om de reservering te bevestigen.
  -Je hebt de mogelijkheid om verschillende tafels te selecteren, indien dit nodig zou zijn.
  - Indien een tafel in de nabije toekomst gereserveerd werd, dan kleurt hij roos en kan je deze tafel niet aanduiden om te reserveren. Kleurt de tafel groen, dan kan je wel een reservatie aanmaken. 
  Reservaties houden rekening met de verblijftijd 
  
  Belangrijk: email en telefoongegevens moeten verplicht ingevuld worden, zodat reminders verzonden kunnen worden naar de klant.
  
  
   

5.3 Online reservaties

Klanten kunnen reserveren via:

• Een widget op je website
• Een Unipage reservatielandingspagina

De klant kiest:

• Aantal personen
• Datum
• Beschikbaar tijdslot (in duidelijke blokken)

en bevestigt de reservering door zijn gegevens in te vullen.

 

5.4 Status tafels

Je kan een status op de tafel plaatsen door op 'i' - icootnje te klikken en een status er op in te stellen.

6. Bevestiging & communicatie

6.1 Automatische bevestiging

Na elke reservatie ontvangt de klant:

• Een bevestigingsmail
• Met datum, uur en aantal personen

7. No-show preventie

Lege tafels kosten omzet. Daarom voorziet Unipage meerdere oplossingen.

7.1 Automatische no-show detectie

• Klanten die 30 minuten na reservatietijd niet zijn aangekomen, worden automatisch als no-show gemarkeerd. 
• Deze status wordt opgeslagen in het klantenprofiel
• De tafels worden terug beschikbaar gesteld voor andere gasten.

7.2 Waarschuwing bij herhaalde no-shows

• Reserveert een klant opnieuw na eerdere no-shows?
• Dan krijgt de handelaar automatisch een melding

7.3 Creditcardgarantie 

Voor drukke momenten kan je:

• Een creditcardgarantie vragen
• Bij no-show automatisch een bedrag blokkeren of innen via Mollie

8. Klantenbestand & geschiedenis

Elke reservatie wordt gekoppeld aan een klantprofiel.

Wat wordt automatisch bijgehouden:

• Contactgegevens
• Reservatiegeschiedenis
• No-show status

Heeft de klant nog geen profiel?

• Dan wordt er automatisch één aangemaakt in het Unipage klantenbestand

9. Analytics & inzichten

Via de analytics-pagina krijg je inzicht in:

• Aantal reserveringen en het aantal gasten
• Aantal no-shows
• Gemiddelde groepsgroote
• Beschikbare slots per shift
• Verdeling per reservatiestatus

Zo kan je:

• Drukke momenten herkennen
• Shifts bijsturen
• Capaciteit optimaliseren

10. Andere mogelijkheden

• Instellen van gesloten dagen, verlofperiodes, events en dergelijke
• Maximum aantal reservaties beperken
• Automatische review-uitnodigingen na het bezoek
• Cadeaubonnen verkopen via je reservatiesysteem

11. Good to know

• De widget onthoud de gegevens van de klant. Heeft de klant eerder een reservering aangemaakt via het systeem, dan moet hij de gegevens niet allemaal opnieuw ingeven.
• Het systeem ondersteunt meerdere locaties binnen één account
• Beschikbaarheid wordt altijd berekend op basis van tafels, shifts en uitzonderingen